Thứ năm, 21/11/2024
1. MỤC ĐÍCH:
Quy trình này được biên soạn nhằm đảm bảo tính khoa học thống nhất cách thức tiếp nhận, xử lý, phân phối các văn bản đến và văn bản đi tại Sở LĐTBXH tỉnh Ninh Bình .
2 . PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy trình này áp dụng đối với toàn bộ chuyên viên của Sở LĐTBXH tỉnh Ninh Bình khi:
- Tiếp nhận, phân phối, xử lý các văn bản đến.
- Dự thảo, biên soạn, phê duyệt, ban hành các văn bản đi.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Luật lưu trữ 01/2011/ QH13
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
4. ĐỊNH NGHĨA:
- "Bản gốc" văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt.
- "Bản chính" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức đã được phép ban hành. Bản chính có thể làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
- "Hồ sơ" là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.
- "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH.
5.1 Nguyên tắc chung.
- Văn bản có thể được tiếp nhận qua đường bưu điện, fax, E-mail, nhận trực tiếp.
- Văn phòng có trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, xử lý, phân phối và quản lý tình trạng văn bản.
- Trong quá trình xử lý văn bản giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua bộ phận văn thư thuộc Văn phòng.
5.2 Quá trình xử lý văn bản đến và đi.
5.2.1. Tiếp nhận văn bản
Văn bản được tiếp nhận đến Sở theo các cách thức khác nhau:
- Văn bản gửi qua đường bưu điện, gửi trực tiếp đến văn thư của Sở ;
- Văn bản gửi bằng đường fax, E-mail đến văn thư hoặc các cá nhân phòng chuyên môn ;
- Văn bản gửi qua các cá nhân lãnh đạo các phòng, lãnh đạo sở ;
Các văn bản được chuyển đến văn thư của Sở được văn thư tiếp nhận, xử lý, phân phối và quản lý tình trạng văn bản. Các văn bản do lãnh đạo, các phòng chuyên môn xử lý và chuyển, và lưu không qua văn thư sẽ được các cá nhân tự quản lý.
5.2.2 Xử lý văn bản đến , đi qua Văn thư của Sở
1. Văn bản đến
1.1 Sao chụp và chuyển văn bản
- Đối với văn bản ghi đích danh người nhận hoặc phòng nghiệp vụ thì văn thư gửi trực tiếp.
- Đối với văn bản gửi tên Sở, lãnh đạo sở Văn thư tiến hành theo trình tự:
+ Phân loại mức độ “khẩn”, “mật”, và bóc bì:
Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”, Văn thư cần bóc trước và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay GĐ/PGĐ Sở biết để có ý kiến xử lý kịp thời. Trường hợp cần thiết phải liên lạc và báo cáo qua điện thoại.
Đối với các văn bản có đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, Văn thư không bóc bì mà chỉ ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản và chuyển GĐ/PGĐ Sở xử lý. (Thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật).
Trường hợp thư riêng của cá nhân, Văn thư không bóc bì, chuyển cho cá nhân. Cá nhân xem nếu thấy đó là việc công thì phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục đăng ký.
Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ lại phong bì, đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
Khi bóc bì tránh làm rách văn bản, làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện v.v... cần soát lại bì nhằm tránh để sót văn bản. Đối chiếu ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
+ Văn thư bóc bì thư, đóng dấu công văn đến vào sổ công văn đến sao chụp ( scan) và chuyển văn bản theo hệ thông phần mềm quản lý văn bản.
- Công việc tiếp nhận phân loại thực hiện trong 4 giờ đối với văn bản bình thường và 1 giờ đối với văn bản khẩn.
Văn bản đến do các cán bộ Sở tiếp nhận trong các trường hợp khác đều phải được nhanh chóng chuyển về Văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ công văn đến và Trình GĐ/PGĐ sở xử lý. GĐ/PGĐ sở xem xét tất cả các văn bản. Căn cứ vào nội dung cụ thể của văn bản đề chuyển đến phòng tương ứng và lãnh đạo sở giải quyết.
1.2 Phân phối
Sau khi xem xét lãnh đạo Sở cho ý kiến và chuyển lại trực tiếp cho Văn phòng hoặc chuyển cho Văn phòng qua hệ thống mạng nội bộ, Văn phòng chuyển cho các đơn vị có liên quan để xử lý.
1.3 Giải quyết nội dung văn bản
* Phân công giải quyết
Trong trường hợp Lãnh đạo Sở phân công chuyên viên thì chuyên viên trực tiếp xử lý công việc. Trong trường hợp Lãnh đạo Sở phân công cho các Phòng chuyên môn thì Lãnh đạo Phòng phân công chuyên viên xử lý.
* Xử lý văn bản
Chuyên viên được phân công phải chủ động phối hợp với các Phòng, đơn vị của Sở hoặc các cơ quan liên quan để giải quyết. Trong các trường hợp cần thiết phải báo cáo, xin ý kiến Lãnh đạo Sở.
Chuyên viên được phân công dự thảo văn bản phải thực hiện đúng quy định về thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc, nội dung giải quyết đúng các quy định của Nhà nước. Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất và hình thức văn bản.
Lãnh đạo Phòng ban chuyên môn xem xét, yêu cầu điều chỉnh lại nội dung văn bản nếu cần thiết.
Văn phòng kiểm tra về thể thức các văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, phát hiện sai sót trước khi phát hành, đề nghị chuyên viên soạn thảo điều chỉnh theo yêu cầu khi có sai sót.
Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở trên văn bản, các bộ phận thuộc Sở chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện soạn thảo các văn bản hay các quyết định.
* Lãnh đạo Sở xem xét:
- Nếu không đồng ý, Lãnh đạo Sở cho ý kiến chỉ đạo chuyển lại cho các cá nhân đơn vị , các đơn vị căn cứ vào sự góp ý mầu đỏ trên văn bản để sửa cho tới khi hoàn chỉnh
Thời gian xử lý: theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở, đối với các trường hợp: văn bản thông thường thời gian giải quyết một văn bản không quá 5 ngày, văn bản Khẩn thì phải thực hiện ngay, văn bản có yêu cầu về thời gian thì căn cứ vào thời gian yêu cầu mà chuyên viên đó phải hoàn thành, trường hợp phức tạp không quá 14 ngày.
Các văn bản được giải quyết sẽ được chuyển qua Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt.
Các đơn vị có liên quan sẽ cho ý kiến qua mạng nội bộ của Sở
Các đơn vị sau khi xử lý in ấn phê duyệt và chuyển lại cho văn phòng để vào số, in, phôtô và chuyển văn bản
2 Văn bản đi
2.1 Tiếp nhận văn bản từ các đơn vị
Sau khi văn bản được chỉnh sửa, các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ chuẩn bị văn bản đi có trách nhiệm in ấn trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phê duyệt
2.2 Nhân bản
Văn bản được chuyển đến Văn phòng.
Văn thư in và nhân bản theo đúng số lượng theo yêu cầu.
Vào sổ công văn đi và cập nhật dữ liệu vào máy tính các thông tin cần thiết thể hiện trên văn bản bao gồm: Loại văn bản, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, người thảo, người ký.
Đóng dấu của cơ quan
2.3 Chuyển văn bản
Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đi của Sở theo yêu cầu ghi trên văn bản.
Văn thư có trách nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa chỉ, chính xác, nhanh chóng đúng thời gian quy định của văn bản.Vào sổ theo dõi văn bản đi .
2.4 Lưu trữ văn bản
Văn thư có trách nhiệm lưu lại bản gốc các văn bản và bản mềm trên máy tính, sổ theo dõi văn bản đi, đến.
2.5 Theo dõi và tổng hợp báo cáo
Lãnh đạo phòng ban được phân công giải quyết có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn bản.
Văn phòng chịu trách nhiệm phối hợp với đơn vị được phân công giải quyết theo dõi tình trạng xử lý văn bản.
Văn phòng có trách nhiệm quản lý tình trạng văn bản, bao gồm:
+ Các thông tin cơ bản về văn bản: số, ký hiệu, ngày tháng, nội dung...
+ Bộ phận chịu trách nhiệm: Các phòng ban, đơn vị thuộc Sở thực hiện
+ Tổng hợp tình trạng xử lý văn bản về nội dung, thời gian xử lý, theo dõi về các hồ sơ xử lý văn bản , định kỳ hàng tháng báo cáo cho lãnh đạo sở
6. BIỂU MẪU
- BM-VP 02.01: Sổ công văn đến
- BM-VP 02.02: Sổ công văn đi
Phụ lục 01 lưu đồ văn bản đi, đến
7 . HỒ SƠ
(Chi tiết tải về tại đây)
